R.K.M. Brandschutzservice
Kategorie
Prozessautomatisierung, Digitalisierung, Brandschutz & Schulungsmanagement
Projekt Tags
Brandschutzservice, Prozessautomatisierung
Jahr
2026
Art der Arbeit
Digitalisierung, Automatisierung, Systementwicklung
R.K.M. Brandschutzservice
Die Organisation von Brandschutz-Schulungen war bislang mit manuellem Aufwand, Abstimmungen über WhatsApp, Excel-Listen und E-Mail-Kommunikation verbunden. Ziel war es, den gesamten Ablauf zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und interne Prozesse effizienter zu gestalten.
Projekt
Für die RKM Brandschutzservice GmbH wurde ein vollständig automatisierter Ablauf zur Planung und Koordination von Schulungen sowie internen Terminen entwickelt. Ziel war es, den hohen manuellen Aufwand in Kommunikation, Terminvergabe und Nachverfolgung signifikant zu reduzieren – und gleichzeitig Transparenz, Verlässlichkeit und Effizienz nachhaltig zu steigern.
Die Ausgangslage:
Die Organisation der Schulungen war stark manuell geprägt:
- Schulungsanfragen trafen per E-Mail ein und wurden individuell beantwortet
- Terminabstimmungen erfolgten über WhatsApp
- Absagen oder Änderungen gingen teilweise unter und führten zu Mehraufwand
- Eine zentrale, verlässliche Übersicht über Teilnahmen und Verfügbarkeiten fehlte
- Interne und externe Termine waren nicht klar getrennt
Das Resultat: hoher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz und unnötige Zeitverluste.
Unsere Lösung:
Durch eine klare Systemstruktur und intelligente Automatisierung wurde der gesamte Ablauf neu gestaltet und digital abgebildet:
- Automatische Erkennung und Sortierung eingehender E-Mails
- Schulungsanfragen führen direkt zur Kalendereintragung mit Einladung an die Trainergruppe
- Rückmeldungen erfolgen zentral und strukturiert über den Kalender
- Automatische Benachrichtigungen bei Zu- oder Absagen sowie Terminänderungen
- Automatische Erinnerung an Schulungen zwei Wochen vor Beginn
- Getrennte Kalender für externe Schulungen und interne Termine
Der Prozess wurde vollständig standardisiert und gleichzeitig flexibel genug gestaltet, um individuelle Anforderungen abzubilden.
Das Ergebnis:
Heute läuft die gesamte Schulungskoordination digital, strukturiert und zuverlässig.
Alle Beteiligten haben jederzeit den Überblick, Abstimmungen erfolgen automatisiert und die manuelle Kommunikation wurde auf ein Minimum reduziert.
Die Lösung sorgt für:
- Zeitersparnis
- Klare Verantwortlichkeiten
- Transparente Terminverwaltung
- Professionelle Außenwirkung
„Was früher viel Zeit und Abstimmung gekostet hat, funktioniert heute automatisch – klar, zuverlässig und effizient.“
– Projektkoordination RKM Brandschutzservice GmbH
