AI-Mail-Assistant
Category
Digitalisierung & Automatisierung
Project Tags
KI, Automatisierung, Prozessdigitalisierung
Year
2026
Type of work
Konzeption, KI-Entwicklung, Gmail-Integration
Type of work
AI-Mail-Assistant
Viele KMU verlieren täglich wertvolle Zeit durch wiederkehrende Kundenanfragen: Terminwünsche, Preisfragen, Erstgespräche – die Inhalte ähneln sich, die Antworten werden aber jedes Mal manuell neu formuliert. Mit steigendem Anfragevolumen leidet die Reaktionszeit, und je nach Bearbeiter variiert auch die Tonalität nach außen.
DigitalArk entwickelte dafür den AI-Mail- Assistant: eine KI-Lösung, die eingehende Kundenmails direkt in Gmail analysiert und automatisch einen passenden Antwortentwurf vorbereitet. Das Team prüft, passt bei Bedarf an und sendet – kein automatischer Versand, keine Systemumstellung.
Project
Der AI-Mail-Assistant wurde als durchgängiger Prozess innerhalb von Gmail konzipiert, ohne zusätzliche Software oder Systemwechsel. Eingehende Mails werden zunächst automatisch gefiltert, sodass Newsletter und No-Reply-Nachrichten ausgeschlossen bleiben. Relevante Kundenanfragen werden anschließend sprachlich und inhaltlich erfasst, auf Basis unternehmensspezifischer Regeln verarbeitet und als fertiger Antwortentwurf direkt in Gmail hinterlegt.
Ein zentrales Element der Umsetzung war die Qualitätssicherung: Die KI wurde so konfiguriert, dass keine unbekannten Preise, Termine oder Zusagen erfunden werden – fehlt Information, entsteht stattdessen eine Rückfrage. Die Antworten werden zudem automatisch in der Sprache der eingehenden Nachricht vorbereitet, wodurch sich die Lösung auch für mehrsprachige Kundenkommunikation eignet.
Herausforderungen & Lösungen
Analyse & Konzept:
Die Herausforderung lag darin, eine KI-Lösung zu entwickeln, die spürbar Zeit spart, ohne die Kontrolle über die Kundenkommunikation aus der Hand zu geben. DigitalArk legte den Fokus daher bewusst auf ein Entwurfsprinzip statt auf automatischen Versand: Die KI bereitet vor, die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Umsetzung & Ergebnis:
Entstanden ist ein Prozess, der komplett im gewohnten Gmail-Postfach abläuft. Kundenanfragen werden schneller beantwortet, die Tonalität bleibt unabhängig vom Bearbeiter konsistent, und Mitarbeiter müssen Antworten nicht mehr von Grund auf neu formulieren.
